Grupo Konecta unifica y automatiza en la nube de Microsoft las finanzas y operaciones de sus sedes en tiempo récord

Grupo Konecta, referente en soluciones BPO -Business Process Outsourcing- centradas en la experiencia de cliente, ha intensificado su estrategia digital a nivel global adoptando Dynamics 365 Finance & Operations, una plataforma cloud que facilita una gestión financiera y operativa inteligente y ágil al proporcionar, en un único lugar, toda la información del negocio en tiempo real y con múltiples herramientas de conocimiento predictivo.

Con una plantilla de más de 75.000 profesionales repartidos en 9 países en todo el mundo, Grupo Konecta cuenta ahora con una solución en la nube intuitiva, que automatiza y moderniza sus operaciones financieras globales y supervisa el rendimiento constantemente, a la vez que realiza estimaciones a futuro que ayudan a la organización -y, por ende, a sus clientes- a afinar su estrategia para obtener los mejores resultados.

Grupo Konecta se pasa al cloud de Azure con Dynamics 365

En Konecta, tanto la gestión de impuestos como el reporting analítico son bastante complejos debido al número de sociedades, en distintas localizaciones, que conforman el Grupo. Ante la decisión de dar un salto tecnológico, Grupo Konecta ha apostado por Dynamics 365 Finance & Operations por su facilidad de implantación frente a otras alternativas, su escalabilidad y, también, por las posibilidades de integración y customización de la herramienta de ERP, incluso con otro tipo de tecnologías como el ecosistema de aplicaciones ya existentes en la compañía. Por ejemplo, fue de gran ayuda el Add-in de Excel para la importación y edición de datos en el ERP.

Otro aspecto de especial valor añadido ha sido la posibilidad de migrar al cloud de Azure la inmensa cantidad de datos que estaban organizados en una arquitectura preexistente de compartición de data entre empresas del Grupo. La nube ha favorecido la implantación de la herramienta en todas las sedes a nivel mundial, sin necesidad de infraestructuras locales complejas.

“Al cambiar de una arquitectura on-premises a una solución cloud, hemos reducido los costes de mantenimiento de los servidores físicos y el propio licenciamiento asociado a cada una de las máquinas físicas. Hemos eliminado el gasto que teníamos vinculado a las actualizaciones anuales de software, aprovechando la facilidad de las actualizaciones continuas y la obtención de nuevas funcionalidades al encontrarse la solución en entorno cloud”, comenta Sebastián Salvatierra, director de desarrollo e innovación en Konecta.
Con Dynamics 365 for Finance and Operations, Grupo Konecta mide ahora la relación con proveedores y la gestión de proyectos; ha simplificado procesos y, además, tiene en todo momento una visión completa y en tiempo real del estado de todas sus cuentas. La capa de Inteligencia Artificial integrada hace que Konecta se puede beneficiar de métricas predictivas de gran valor para el negocio y tomar mejores decisiones en base a los datos.

“Gracias a la ayuda y experiencia de los consultores de Axazure y su empatía con los usuarios para comprender sus necesidades, hemos encontrado las mejores soluciones durante la puesta en marcha y ejecución del proyecto. La adopción de Dynamics 365 Finance & Operations ha supuesto un gran paso adelante en la digitalización de Grupo Konecta, lo que está redundando en una reducción de un 50% en costes de desarrollo respecto al mantenimiento evolutivo de la anterior versión, aprovechando las ventajas de tener un producto que cada mes tiene nuevas funcionalidades a explotar de forma estándar”, asevera Sebastián Salvatierra de Grupo Konecta.

El proyecto se ejecutó en los plazos planificados y, debido a la pandemia, fue prácticamente el 100% en remoto, lo que parecía imposible en primera instancia. Se mantuvieron todas las funcionalidades anteriores y se complementaron con estandarización de productos, lo que permite que, si hay nuevos cambios legislativos, las modificaciones necesarias vendrán de la mano de Microsoft, sin la repercusión de coste de licenciamiento adicional que tenían en el pasado con su solución propietaria.

Gestión del cambio

Cabe resaltar también el trabajo realizado con relación a la gestión del cambio, tarea compleja teniendo en cuenta la descentralización operativa del Grupo.

“Se utilizó el portal de formación de Axazure para que los usuarios pudieran comenzar a formarse y conocer el nuevo sistema”, señala Roberto Sánchez, responsable técnico del ERP Financiero de Konecta. “Se planificaron y dieron formaciones, mediante Microsoft Teams, a todos los usuarios para todos los procesos necesarios, grabando estas sesiones para que pudieran ser consultadas posteriormente. Asimismo, se habilitó un equipo de Teams durante la fase de UAT -User Acceptance Testing- para que consultores y los usuarios principales tuvieran contacto directo. Todo este entorno de formación fue clave para que pudieran familiarizarse con el sistema y en su momento se pudieran realizar todas las pruebas necesarias”.

Grupo Konecta eleva su productividad en tareas de alto valor añadido

Además, Power BI, la herramienta de Business Intelligence de Microsoft, está facilitando que Grupo Konecta tome decisiones para la mejora del negocio a partir del análisis visual de los datos recopilados en todas sus sedes. Se trata de una herramienta de control y seguimiento de indicadores de calidad fácil e intuitiva, que permite tener, en un solo cuadro de mando, toda la información sobre el día a día de la empresa.

En definitiva, en Grupo Konecta, tanto el control y la gestión de finanzas y operaciones como el cumplimiento normativo, se han visto potenciados, gracias la apuesta por Dynamics 365 y Power BI. Y lo más importante: ya está todo operativo para la incorporación de nuevas sociedades al sistema, independientemente de su localización y régimen fiscal, a la vez que se podrán añadir, de manera automática, nuevas funcionalidades estándar a la operativa de la sociedad.

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