Alertas de sistema, restablecimientos de contraseña, presupuestos, pedidos o confirmaciones de pago: las empresas envían cada día millones de correos electrónicos directamente vinculados a sus procesos operativos.
A diferencia de los e-mails de marketing diseñados para captar la atención, los llamados correos transaccionales son funcionalmente indispensables y críticos para el negocio. Deben entregarse de forma segura, rápida y, sobre todo, fiable, en la bandeja de entrada del destinatario.
Las restricciones de envío en Exchange Online (la plataforma de correo de Microsoft), que entraron en vigor el año pasado y que han sido recientemente reforzadas, suponen un cambio que Retarus, proveedor líder de soluciones de mensajería en la nube para comunicaciones empresariales seguras, considera clave para que las compañías tomen ahora el control de sus envíos masivos de correo.
“Pese a su papel central en la comunicación empresarial, los correos transaccionales reciben una escasa atención estratégica en muchas organizaciones”, destaca Yeray Fraga, Director General de Retarus España. “Cuando estos mensajes quedan bloqueados, los procesos se paralizan, los equipos de soporte se ven desbordados y, en los casos más graves, la compañías sufren pérdidas económicas y de reputación”.
Tráfico de salida bloqueado
Las organizaciones que utilizan M365 no sólo para su comunicación interna, sino también para el envío automatizado de correos transaccionales, se enfrentan a un problema real: en cuanto superan determinados umbrales, el servicio bloquea el tráfico de salida. Esta situación se complica aún más en períodos de alto volumen como Black Friday, cuando proveedores como SendGrid han llegado a enviar hasta 805 millones de correos en una sola hora.
“Las restricciones de MS Exchange Online no constituyen un simple ajuste técnico, sino un aviso claro de que el correo transaccional necesita su propia infraestructura, separada de la comunicación de oficina. Las empresas que sigan mezclando ambos flujos seguirán expuestas a bloqueos que paralizan procesos críticos de negocio”, continúa el responsable de Retarus.
Infraestructura dedicada
En sectores como logística, e-commerce o servicios financieros, este tipo de fallos en la entrega de correo pueden generar cuellos de botella y una enorme carga de trabajo adicional para el departamento de TI. Una alta tasa de entrega y el máximo rendimiento (volumen ilimitado y capacidad de procesamiento extremadamente alta) resultan así cruciales para el éxito operativo y la satisfacción de los clientes finales.
A diferencia de los servidores de correo tradicionales o de las soluciones ofimáticas, donde el correo transaccional es una función secundaria, las soluciones modernas de correo transaccional se apoyan en una infraestructura dedicada que debe además garantizar la soberanía de datos alojados en servidores locales.
Estas soluciones ofrecen escalabilidad, fiabilidad de entrega y cumplimiento normativo, y las empresas deberían planteárselas cuando sus sistemas de e-mail alcanzan límites de volumen, sus procesos internos se ralentizan o los correos ya no llegan con seguridad a la bandeja de entrada de los destinatarios.
“Cualquier empresa que necesite enviar un gran volumen de correos electrónicos, comunicaciones críticas para el negocio y que se reciban inmediatamente requiere una gestión eficaz de la reputación o una puntuación de remitente elevada para evitar que se ralentice el envío o que se le bloquee por considerársele un remitente de spam, evitando así la paralización de procesos críticos de negocio”, concluye Fraga.
Con una solución de e-mail transaccional con tasas de rendimiento garantizadas, una interfaz de reporting centralizada en tiempo real y una gestión activa de la reputación reforzada con la firma digital de cada correo electrónico transaccional con un certificado S/MIME, las empresas pueden prevenir rebotes frecuentes, mejorar el rendimiento y mantener los estándares de cumplimiento normativo.
