Las reuniones se han convertido en una pieza clave de la realidad profesional moderna. De media, los empleados destinan hasta 8 horas semanales a estos encuentros. Con ellos, se busca aumentar la colaboración y facilitar la toma de decisiones, pero no siempre cumplen con su objetivo. Actualmente, más de la mitad del tiempo dedicado a reuniones de trabajo es percibido como innecesario, y muchos profesionales acaban la sesión sin tener claros próximos pasos.

Esta es una de las principales conclusiones del informe ‘The Cost of Bad Meetings’, de Jabra, empresa especializada en soluciones de audio y vídeo profesional, en el que se analiza el impacto que tienen las reuniones ineficaces en el entorno laboral actual y las consecuencias que se generan a nivel económico, de productividad y de experiencia de los empleados.

Fallos tecnológicos y aumento de la “deuda de reuniones”
El impacto de una reunión ineficaz no siempre se aprecia en el momento en que se produce y, en muchos casos, sus efectos se hacen evidentes más tarde. Según el estudio, el 66% de los profesionales afirma abandonar las reuniones sin acciones claramente definidas, lo que conlleva la necesidad de concertar más sesiones (59%) y aumenta la carga de trabajo (59%).

Entre las causas, los problemas tecnológicos juegan un rol importante. Actualmente, el 52% de las reuniones virtuales tienen fallos técnicos, una realidad que aumenta en el caso de las reuniones híbridas, es decir, aquellas que combinan participantes presenciales y a remoto. En este caso, el porcentaje de reuniones con incidencias se eleva al 75%. Entre las más comunes, se encuentra la dificultad para escuchar o ver correctamente a todos los participantes. Esto genera, de media, un aumento de 11 minutos por reunión híbrida, a la vez que interfiere en la fluidez de la conversación.

“Contar con una buena organización de la reunión es casi tan importante como disponer de la infraestructura tecnológica adecuada. Una mala conectividad o incidencias en audio y vídeo impactan directamente en los resultados de la sesión, llegando a duplicar la necesidad de tener que retomar parte de los asuntos comentados más adelante”, explica Camile Petit, Sales Manager para Iberia de Jabra.

En consecuencia, algunos participantes optan por prescindir del vídeo como una posible solución a estos fallos, una decisión que dificulta aún más el entendimiento y aumenta en un 43% la necesidad de encuentros posteriores.

Todo ello, genera lo que Jabra denomina una creciente “deuda de reuniones”: un ciclo en el que una reunión ineficaz conduce a otra, dando lugar a un impacto acumulativo que termina perjudicando la productividad de la empresa.

Mucho más que tiempo perdido: costes y fatiga de los profesionales
Las consecuencias de una mala reunión van más allá de una gestión ineficaz del tiempo de trabajo, repercutiendo también a la economía de la empresa y a la carga mental de los profesionales.

Según la investigación, en una organización de 5.000 empleados, la combinación de reuniones poco eficientes y problemas tecnológicos puede generar pérdidas de productividad superiores a los 130 millones de euros al año. De estos, más de 112 millones están relacionados con el tiempo dedicado a encuentros innecesarios o de escaso valor, mientras que otros 7.3 millones se atribuyen a incidencias técnicas en reuniones híbridas.

En cuanto a experiencia del empleado, el 87% de los profesionales afirma sentir cierto temor a las reuniones. Además, el 42% alcanza su límite de energía tras dos horas consecutivas de reuniones, y el 83% cuando se superan las cuatro horas. Todo ello, puede traducirse en una menor capacidad de atención, mayor necesidad de revisar asuntos a posteriori y una caída de la participación.

Sobre este último punto, también influye el formato en el que se asiste a la convocatoria. La mitad de los profesionales que se conectan a remoto a una reunión híbrida se han sentido excluidos en alguna ocasión, un factor que aumenta en el caso de las mujeres (con un 16% más de probabilidades de sentirse desplazadas), y de los empleados junior (con un 26%).

“Las reuniones organizadas de forma virtual o híbrida son una solución muy recurrida en las empresas para agilizar la resolución de tareas o para aumentar la colaboración; sin embargo, es fundamental que se den las condiciones para que esto ocurra. En entornos híbridos, la tecnología se ha convertido en un elemento clave para fomentar una participación más inclusiva, equilibrada y capaz de aportar valor”, añade Petit.

La IA puede mejorar las reuniones, pero no corregir sus deficiencias
La Inteligencia Artificial también puede contribuir a lograr reuniones más productivas, gracias a herramientas para la generación de transcripciones, resúmenes o seguimiento. En este sentido, la calidad de las reuniones adquiere una importancia aún mayor. Según el estudio, 3 de cada 4 profesionales ya han probado este tipo de soluciones, pero menos de 1 de cada 3 las utiliza de forma habitual.

Estos resultados sugieren que el principal desafío no reside en la tecnología en sí, sino en las condiciones en las que se utiliza. Cuando las conversaciones son confusas, las decisiones no quedan claramente definidas o los participantes tienen dificultades para escucharse y comprenderse, el valor que pueden aportar estas herramientas se reduce considerablemente.

Es decir, la IA puede contribuir a recopilar la documentación y a facilitar el seguimiento de los encuentros, pero no sustituye la necesidad de contar con reuniones bien organizadas y una experiencia tecnológica adecuada.

«La IA es capaz de mejorar una reunión bien organizada, pero no puede arreglar una que falla. Si las organizaciones quieren aprovechar todo su potencial, deben empezar por garantizar que los participantes puedan verse, escucharse y comprenderse con claridad. La eficacia de estas herramientas depende, en gran medida, de la calidad de las conversaciones sobre las que trabajan”, concluye Petit.