Marc Jacobs moderniza su back-office con un estilo de alto nivel

microsoft_marc-jacobs.jpgEn el extremadamente dinámico mundo del diseño de moda, todo depende de la capacidad para actuar en ese momento mágico en el que llega la inspiración. Para la conocidísima firma de moda Marc Jacobs, esto requiere tener acceso a productos, servicios y talento de todo el mundo y a la gestión de una cadena de suministro compleja.

Por ello, Marc Jacobs adoptó la solución de automatización de facturas, basada en la nube, MediusFlow. Con ella ha automatizado su flujo de pagos, procesando la información sobre la plataforma Azure. Esto ha simplificado el pago a sus proveedores al mismo tiempo que ha permitido a los empleados volver a centrarse en el trabajo creativo que supone el diseño y la entrega de sus próximas colecciones.

Pocas industrias se mueven tan rápido como la de la moda. Cada temporada exige una nueva colección con productos nunca antes vistos e iniciativas de marketing frescas. Para Marc Jacobs -firma de moda reconocida en todo el mundo por sus campañas de publicidad de vanguardia y su orientación al arte-, cada temporada requiere que la empresa contacte con algunos de los mejores y más brillantes proveedores, fotógrafos, publicistas y bloggers. Pero, aun en medio de ese trabajo innovador y dinámico, la empresa debe gestionar el trabajo rutinario y complejo de compras, así como gestionar los pagos a los diferentes proveedores.

Con el fin de crear nuevos productos para más de 100 tiendas alrededor del mundo, una amplia red de venta al por mayor y un incontable número de pedidos online -y para definir su imagen de marca-, Marc Jacobs debe gestionar una vasta cadena de proveedores directos e indirectos. Cada semana la empresa añade 50 nuevos proveedores que, en el transcurso de un año, generan más de 54.000 facturas.

La combinación de un modelo de compra descentralizada y un alto volumen de transacciones pone en riesgo a Marc Jacobs -igual que a tantas otras empresas minoristas-: facturas electrónicas aparcadas sin abrir en alguna bandeja de entrada; facturas impresas enviadas por correo a una oficina concreta cuando requieren aprobación en otra; papeles fuera de su sitio; y gastos sin contabilizar.

“Los desafíos provienen del propio funcionamiento de las empresas de moda”, señala Regis Litre, director de Tecnología de Marc Jacobs. “Cada vez que lanzamos una colección, modificamos todo. Adquirimos servicios nuevos en cada una de las etapas de desarrollo del producto. Y eso cambia cada cuatro meses. No entendemos de compras centralizadas porque para cada colección trabajamos con nuevos proveedores. Gestionar el proceso de facturas de proveedores y seguimiento de los gastos puede llegar a ser muy difícil en este contexto”.

Y, además del hecho de que tantas facturas entrantes supongan un reto administrativo significativo, el alto volumen de gasto indirecto puede provocar un punto ciego financiero. Para las empresas con procesos de compras descentralizados y basados en papel, la elaboración de presupuestos puede convertirse en un verdadero acertijo.

Ajustando los balances
Después de ayudar a Marc Jacobs a migrar a Microsoft Dynamics AX como su solución de planificación de recursos empresariales (ERP), Litre quiso centralizar y automatizar el flujo de trabajo de facturación de proveedores. Sabía que simplificar el proceso de distribución y aprobación de saldos pendientes, digitalizando los datos relacionados con las facturas, y creando una visualización clara de lo que la empresa debe a sus proveedores en un momento dado, era esencial para ayudar a la organización a mantener un ritmo que le permitiera ser competitiva en una industria cada vez más acelerada.

Para ello, Litre escogió a Medius, un proveedor líder de AP (Accounts Payable) basado en la nube, que ofrece soluciones de automatización de facturas, ayudando a modernizar la forma en que se gestionan las facturas de los proveedores y se hace seguimiento de los gastos. Gracias a que la solución de MediusFlow se integra directamente con Microsoft Dynamics AX, el equipo de implementación pudo conectarlos fácilmente para crear interfaces de datos unificadas.

“Medius tiene una potente integración estándar con Dynamics AX, y amoldamos nuestra implementación alrededor de eso”, apunta Maulik Patel, Senior Manager de IT Finance, para Marc Jacobs. “Se alimenta de información de proveedores, contabilidad, centros de costes, y condiciones de pago de Dynamics AX, así que después de pasar solo un día viendo la mejor manera de procesar las facturas, fuimos capaces de llegar a una solución que encaja muy bien en nuestra empresa”. Usando las Logic Apps de Azure para definir y automatizar los procesos de negocio relevantes, los desarrolladores de Marc Jacobs implementaron fácilmente los nuevos flujos de trabajo sin tener que preocuparse de la creación del hosting, la escalabilidad, la disponibilidad o la administración.

Como MediusFlow se ejecuta en la plataforma Microsoft Azure, el equipo fue capaz de desplegar la solución técnica en cuestión de horas. “Dado que MediusFlow está en la nube Azure -comenta Patel-, hemos podido realizar una implementación rápida y obtener un retorno de la inversión muy fuerte. Pudimos llegar a break-even en menos de un año, lo que es muy difícil de alcanzar con la mayoría de las implementaciones de software”.

De hecho, el tiempo de despliegue desde el inicio del proyecto de implementación, incluyendo la formación y el cambio organizacional de pasar de la recepción de facturas descentralizada a centralizada, fue de tan sólo 21 días. “Generalmente, la integración de herramientas es la parte más complicada”, dice Litre “pero, después de la integración de MediusFlow con Dynamics AX, realmente hicimos la prueba con la primera factura al día siguiente. Para mí, fue como un milagro”.

Personalizando una solución cloud
La aplicación en la nube MediusFlow está construida sobre la plataforma de Azure. Dentro de la solución MediusFlow, Marc Jacobs utiliza una base de datos Azure SQL. Los datos efímeros de la empresa se incorporan a Azure Redis Cache, y las imágenes de facturas y adjuntos se guardan en Azure Blob, donde MediusFlow agrega los mejores valores y los promedios para todos sus clientes. Con estos datos a la mano, MediusFlow puede evaluar el rendimiento del proceso de Marc Jacobs, hacer un seguimiento de cuántas facturas están automáticamente conectadas a los pedidos correctos, y medir cómo se compara con los plazos totales de procesamiento de otras empresas de la industria.

“Ejecutamos HAProxy, el software open source TCP/HTTP, balanceador de carga en Linux sobre la plataforma Azure. Incluso mezclando herramientas de código abierto, nuestro equipo puede recurrir por completo a Microsoft PowerShell para gestionar y automatizar la administración del sistema en la plataforma abierta Azure”, dice Mattias Wolff, Director de Operaciones en la Nube en Medius. “Y el soporte de OSS de Microsoft hace que nuestro equipo sea realmente eficiente en nuestro trabajo diario. Casi todas las operaciones se efectúan con PowerShell en lugar de hacerlo manualmente, lo que nos libera de tiempo para centrarnos en la entrega de nuevas versiones de MediusFlow a usuarios finales de Marc Jacobs y para volver a traer datos desde la aplicación a nuestros desarrolladores y equipos de productos”.

Medius utiliza internamente servicios de big data basados en Hadoop de Azure HDInsight para evaluar la interactuación de los clientes con la aplicación. Estos datos ayudan al equipo a mejorar constantemente el producto. “Antes de migrar a la plataforma Azure, Medius era una compañía de software”, dice Daniel Saraste, vicepresidente de Gestión de Producto de Medius. “Y sufrimos con las múltiples versiones para las implementaciones on-premise, al aplicar parches en los sistemas de nuestros clientes, al efectuar reparaciones en caliente, al aplicar actualizaciones, al tratar de predecir costes de ciclo de vida y al no poder aprovechar inmediatamente la innovación. Con Azure, hemos cambiado nuestro modelo de negocio y reducido drásticamente el tiempo que tardamos en entregar innovación a nuestros clientes. Además, ahora podemos ofrecerles la máxima seguridad y una rápida implementación de mejores prácticas.”

La factura mejor vestida
En la actualidad, 93% de las facturas de Marc Jacobs se dirigen automáticamente a la persona correcta que las debe aprobar sin ninguna intervención humana. Cuando una factura llega a la bandeja de entrada central de AP en Marc Jacobs, MediusFlow automáticamente la codifica y la envía a la función previamente asignada, y captura los datos relacionados. El empleado de Marc Jacobs recibe una notificación de correo electrónico que le indica que la factura ha llegado y le pide hacer clic en un vínculo para aprobarla en MediusFlow. Al ser una solución basada en un navegador web, los empleados pueden procesar y aprobar las facturas también en sus dispositivos móviles desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Ahora que el flujo de trabajo de AP está centralizado, Marc Jacobs ha reducido su proceso de facturación de 45 días a 11. La empresa elimina no sólo el riesgo de perder una factura, sino también el gasto de cargos por retrasos en los pagos, y realiza un seguimiento de gastos exactos desde la contabilidad general hasta una factura individual. Por otra parte, la factura es digital, lo que significa que Accounts Payable tiene mayor control y visibilidad sobre todo el proceso, desde el momento que llega una factura al sistema hasta que se sube a Dynamics AX.

“El proceso de facturación en Accounts Payable es una parte importante del negocio, pero no debería ser nuestro principal objetivo”, dice Patel. “Se supone que deberíamos estar enfocados en proyectos creativos. “Gracias a Azure, MediusFlow está disponible para Accounts Payable, así como para quienes aprueban facturas en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Con MediusFlow podemos enviar las facturas directamente a la persona adecuada para su aprobación. Las facturas permanecen en un sistema cerrado, por lo que no se pueden perder. Y, por primera vez, el negocio tiene una visibilidad clara de todo lo que se ha procesado y todo lo que está pendiente -sin necesidad de ninguna entrada de datos manual-, lo que aumenta la confianza de todos.”

El gran beneficio
La solución desplegada por Marc Jacobs es una solución híbrida, con MediusFlow en Microsoft Azure, y Dynamics AX funcionando en local. Debido a que MediusFlow está en Azure, Marc Jacobs se mantiene actualizado con la corrección de errores y mejoras en las funciones, de forma mensual. “Para nosotros tiene un gran potencial tener todas las reglas apropiadas para hacer el proceso de facturación tan eficiente como sea posible, así como tener la flexibilidad para manejar los cambios y las excepciones”, dice Litre. “Necesitamos un alto grado de funcionalidad para el procesamiento de las facturas, pero también nos encontramos con situaciones nuevas continuamente y debemos gestionar un montón de excepciones. MediusFlow sobre la plataforma Azure y Dynamics AX son una muy buena opción para las demandas cambiantes de nuestra empresa.”

Desde el despliegue, Marc Jacobs ha sido capaz de reconducir a sus empleados, evitándoles usar una considerable cantidad de tiempo manteniendo hojas de cálculo y gestionando la información de AP. Sólo cuatro meses después de la implementación de MediusFlow, la empresa fue capaz de justificar la inversión. Un año después de la implementación, se espera haber conseguido 150.000 dólares derivados del aumento de la productividad.

Por más rutinarias y burocráticas que sean las facturas, todavía requieren la aprobación de gerentes, vicepresidentes, directores e incluso directores ejecutivos. En lugar de dedicar horas de su semana al trabajo administrativo, los creativos y los responsables de la toma de decisiones deben poder solucionarlo rápidamente. “Con MediusFlow en la plataforma Azure y Dynamics AX, encontramos una forma muy flexible de enrutar, aprobar y procesar facturas”, dice Litre. “Al final, realmente se trata de agilidad. Estamos en un mundo donde las cosas cambian muy rápidamente. A veces tenemos que crear un nuevo almacén en un par de días o comprometernos con un nuevo proveedor en un país donde nunca hemos operado. Con Dynamics AX y MediusFlow, somos capaces de reaccionar muy deprisa.”

Al modernizar su solución para el procesamiento de facturas, Marc Jacobs puede gestionar fácilmente su compleja cadena de suministro y retomar el trabajo creativo de diseñar y lanzar la colección de la próxima temporada.

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