La fragmentación de herramientas, procesos e información tiene un coste que va más allá de la complejidad del día a día. En España, la desconexión entre sistemas y equipos puede suponer un impacto de más de 242.000 euros al año por cada 1.000 empleados, según el Business Facts Index 2026, el nuevo estudio elaborado por Factorial, que analiza el impacto de la fragmentación en las operaciones de las empresas europeas y aborda también el papel que está adquiriendo la inteligencia artificial en el entorno empresarial.

El informe muestra que la proliferación de herramientas no solo afecta a la concentración y la productividad de los equipos, sino también a la capacidad de las compañías para controlar su inversión tecnológica y aprovechar el potencial de la IA.

Demasiadas herramientas, menos concentración y poca visibilidad del gasto

Según los datos del informe, el 74,1% de los líderes empresariales españoles considera que su compañía funcionaría mejor con menos herramientas y una mayor centralización. La fragmentación también tiene un impacto directo en la concentración: el 72,7% reconoce perder foco al cambiar de aplicación durante su jornada laboral.

A esto se suma una inversión tecnológica difícil de controlar. El 42% de los líderes afirma que su empresa paga por programas con funciones solapadas, mientras que solo el 20,5% asegura conocer con exactitud cuánto destina a software que no utiliza o que resulta redundante. La mayoría, un 69,2%, trabaja con estimaciones aproximadas.

Estos datos apuntan a un reto común para las organizaciones: contar con más tecnología no implica necesariamente disponer de operaciones más eficientes. Cuando la información y los procesos se reparten entre múltiples herramientas, aumenta también el tiempo dedicado a buscar datos, cambiar de aplicación y coordinar tareas.

La IA genera expectativas, pero su adopción avanza a diferentes velocidades

La inteligencia artificial ocupa un papel cada vez más relevante en esta transformación. El 81,3% de los líderes españoles espera que la IA transforme las operaciones de su empresa durante los próximos 12 meses, mientras que el 43,1% ya la utiliza a diario o la tiene integrada en sus operaciones.

Sin embargo, la adopción presenta distintos niveles de madurez. El 44,3% confía en la IA para gestionar tareas rutinarias siempre que exista supervisión humana, mientras que un 22,5% afirma que su empresa ya la utiliza de forma estratégica, más allá de los usos rutinarios.

La integración de la IA en el entorno de trabajo también resulta relevante para generar confianza. Para el 23,6% de los líderes, esta aumenta cuando la IA está integrada en el software que ya utilizan, mientras que un 24% destaca la necesidad de mantener pasos de aprobación humana.

La evolución tecnológica se produce, además, en un contexto de mayor presión sobre los equipos. El 78,7% de los líderes consultados señala que las expectativas de rendimiento han aumentado, mientras que el 62% afirma que su carga de trabajo se ha mantenido igual o ha aumentado.

En este contexto, los datos del estudio sugieren que el reto no pasa necesariamente por incorporar más herramientas, sino por conectar mejor las operaciones, la información y los equipos. La integración de la IA en los flujos de trabajo puede contribuir a reducir la fragmentación, aportar contexto y automatizar tareas administrativas, permitiendo que los profesionales dediquen más tiempo a la toma de decisiones y a las actividades de mayor valor.

De software de gestión de RR. HH. a la IA para empresas

Los resultados del Business Facts Index 2026 se presentan en un momento de evolución de la propuesta de Factorial, que amplía su alcance más allá del software de recursos humanos para avanzar hacia ser la AI for Business que permite conectar distintas áreas, información y procesos, ayudando a las compañías a gestionar sus operaciones y tomar decisiones de forma más eficiente.

En este contexto, Factorial ha presentado One, su agente personal de inteligencia artificial para el trabajo, que entiende el contexto de cada empresa y permite a los empleados buscar información, redactar documentos y resolver preguntas utilizando los datos de su organización. Además, con el permiso de los empleados, puede ejecutar tareas y automatizar flujos de trabajo, desde filtrar candidatos o gestionar informes y gastos hasta preparar ofertas de trabajo, políticas o planes de onboarding.

One también conecta información y procesos de distintas áreas, como RR. HH., Finanzas e IT, y se integra con herramientas que los equipos ya utilizan, como HubSpot o el correo electrónico. Así, Factorial amplía su propuesta para ayudar a las empresas no solo a gestionar su información, sino también a trabajar con ella de forma más ágil y automatizada.