ATISAE optimiza su gestión documental con R2 Docuo

varios_logo_r2sistemasLa multinacional acaba de implantar el software de la empresa española R2 Sistemas para la gestión de su documentación corporativa y el control interno de sus procesos de negocio.

ATISAE es una compañía de referencia en su sector, dedicada entre otras actividades a la prestación de servicios de Evaluación de la Conformidad, en concreto verifica el cumplimiento de los reglamentos por distintas Administraciones Públicas en materia de Seguridad Industrial, Inspecciones Técnicas de Vehículos, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. Con más de 50 años de existencia, la multinacional cuenta con un equipo humano de más de 1.500 empleados y 70 delegaciones repartidas por España, Portugal, Argentina y Chile.

Además de los servicios descritos, la multinacional también desarrolla labores de consultoría y asesoría en el sector de las Telecomunicaciones, Energía, Control Técnico en la Construcción, Calidad y Excelencia, Responsabilidad Social y Automoción.
En 2012, el Departamento de Sistemas de Información de ATISAE empezó a evaluar varias soluciones de gestión documental.
Las necesidades comenzaban por cumplir con las exigencias de ENAC y lograr que los técnicos de la empresa pudieran acceder con agilidad y desde cualquier lugar a los procedimientos de sus sistemas de calidad, a toda la documentación técnica y a los certificados de calibración de los equipos utilizados en las inspecciones (unos 12.000).
Era también imprescindible organizar una biblioteca con más de 5000 normas distintas (ISO, UNE, etc.) para todos los usuarios
Finalmente ATISAE escogió el software de gestión documental R2 Docuo de la empresa española R2 Sistemas y lo ha implementado con éxito durante 2013.

Con R2 Docuo ATISAE ha logrado gestionar con éxito la documentación requerida y además ha conseguido controlar eficazmente algunos de sus procesos de negocio (workflow) de forma sencilla y sin desarrollos adicionales.

Según Javier Cano, Director de Sistemas de Información de ATISAE: “R2 Docuo nos ha dado la posibilidad de almacenar documentación de distinta índole de forma semi-estructurada y muy sencilla. La información está casi tan estructurada como en una aplicación a medida a un coste mucho menor. Con la gestión de procesos apenas hemos arrancando, pero tenemos la expectativa de que nos ayudará a optimizar mucho nuestro trabajo, especialmente en aquellos procesos que impliquen a personal de distintos departamentos.”

“Para la mayoría de los usuarios finales no fue necesaria formación específica, salvo algún caso de ayuda a través del helpdesk, ya que una de las principales ventajas de R2 Docuo es su facilidad de manejo”, destaca Cano.

Tras una primera fase en la que se cargaron los documentos y sus metadatos, ATISAE ha utilizado el control de procesos de R2 Docuo para gestionar las No Conformidades en auditorías internas y externas.

El propio departamento de Sistemas de Información de ATISAE configuró R2 Docuo con el proceso existente en la organización (workflow) con total autonomía del fabricante de software y desde noviembre de 2013 la solución también se utiliza para este aspecto, proporcionando un alto nivel de control y optimización en la gestión diaria sin costes adicionales.

Durante la evaluación, ATISAE transmitió a R2 Sistemas algunas funcionalidades que consideraba fundamentales.
Según Javier Cano: “Entre otros motivos, nos decantamos por la solución de R2 Sistemas por su buena disposición a introducir en las sucesivas versiones del producto algunas de las mejoras que les propusimos durante la evaluación.”

Una necesidad existente era el envío de notificaciones por email a todos los usuarios que en cada momento tuvieran acceso a un documento. Ese grupo de usuarios varía en función de los permisos de su carpeta, o el estado del proceso en el que se encuentre. R2 Sistemas incorporó en R2 Docuo en la versión 1.2 un grupo de usuarios dinámico que incluye en cada momento a los usuarios que tienen acceso a un documento.

Otro requerimiento fundamental de ATISAE era poder delegar los permisos de administración de una parte del repositorio a un usuario no-administrador. De esta forma la empresa puede delegar esta tarea a los responsables de un proyecto para que administren las carpetas de su área sin necesidad de ser administradores globales de toda la herramienta. Cada mando intermedio de la compañía es un “pequeño administrador” de su parte del repositorio.

El éxito en la implantación de la herramienta R2 Docuo no ha sido el primer proyecto en el que R2 Sistemas y ATISAE trabajan juntos. Desde hace varios años ATISAE utiliza la plataforma de software a medida R2 Metro como backoffice de su servicio ASAL-GIR con el que la multinacional proporciona servicios de actualización de legislación y gestión de inspecciones reglamentarias a sus clientes siendo líderes de este sector en España. ASAL-GIR da servicio a más de 2000 clientes en la actualidad.

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