Mutualidad, entidad aseguradora sin ánimo de lucro que ofrece soluciones de ahorro e inversión a profesionales del sector legal, ha confiado en Ricoh para desplegar una renovación integral y modernización del puesto de trabajo, un proyecto que se enmarca en el despliegue del Plan Estratégico 2025-2028, orientado a impulsar el crecimiento y la excelencia operativa, con un enfoque centrado en las personas y la creación de valor.

Su cambio de sede en Madrid se concibió como una oportunidad para activar una transformación real, y la tecnología le ha permitido impulsar una nueva forma de trabajo y colaboración para mejorar la experiencia de los empleados, además de dotarse de espacios que responden a las necesidades de comunicación interna y externa.

“Necesitábamos tecnología que nos permitiese ser más ágiles y eficientes, que impulsase una colaboración más rápida y eficaz”, explica Pablo López-Aranguren, responsable de IT de Mutualidad.

Para lograr este objetivo, Mutualidad definió una estrategia basada en cuatro palancas clave: espacios, personas, tecnología y comunicación, y contó con el acompañamiento de Ricoh durante todo el proceso, desde la búsqueda, prueba y elección de tecnología puntera, hasta la implementación y puesta en producción, y el soporte actual. También en el despliegue de cartelería digital, como canal interno de comunicación y con los propios mutualistas.

El proyecto incluyó la implementación de Microsoft Teams Rooms integrado con Yealink, paneles táctiles para una gestión ágil de salas, y soluciones audiovisuales adaptadas a cada espacio, incorporando además un enfoque Bring Your Own Device (BYOD) para garantizar que los usuarios se puedan conectar con equipos propios o plataformas distintas.

Entre los espacios más destacados se encuentra la sala de consejo, equipada con un sistema integrado de alto rendimiento que incluye microfonía Bosch, cámaras PTZ, audio profesional y distribución mediante infraestructura IP Creston.

Un auditorio multiflexible para eventos internos y externos
Uno de los espacios diferenciales del proyecto es el auditorio multiflexible, ubicado en la planta cero del edificio, que ha sido transformado para albergar desde grandes eventos de más de 200 personas hasta reuniones más reducidas, manteniendo siempre una experiencia audiovisual de alta calidad.

Cuenta con tres pantallas para garantizar visibilidad desde cualquier punto, mesas de sonido y audio profesionales, microfonía para interacción con el público, sistema de videoconferencia y opciones de grabación. “La tecnología audiovisual se convirtió en el elemento diferencial del espacio, elevando la experiencia del evento y ampliando las posibilidades de uso”, destaca David Cerviño, responsable de Eventos de Mutualidad.

A lo largo del proyecto, se realizó también un importante esfuerzo en gestionar el cambio para asegurar una adopción rápida y natural de la nueva forma de trabajar. Junto con Ricoh, Mutualidad impulsó sesiones formativas e informativas con empleados, y creó un grupo interno de Embajadores del Cambio como altavoz de la iniciativa y canal de retroalimentación.

Los resultados son tangibles: la compañía cuenta con un entorno tecnológico fiable y homogéneo, que ha reducido la curva de aprendizaje y permite una experiencia consistente, alineada con el diseño del espacio. Además, sus empleados han ganado autonomía para realizar reuniones sin soporte técnico, y perciben mejoras en colaboración y eficiencia. Además, su auditorio se ha consolidado como un espacio estratégico para eventos, con mejoras notables en la planificación y ejecución. La demanda externa del espacio es constante.

“La sede de Mutualidad es hoy un entorno preparado para el presente y el futuro: híbrido, flexible, audiovisual y centrado en las personas. Gracias a un proyecto integral, hemos transformado nuestra forma de trabajar, comunicarnos y conectar. Además, la tecnología audiovisual se integra perfectamente con el diseño y el mobiliario, asegurando una estética homogénea alineada con el concepto arquitectónico”, afirma el responsable de IT de la compañía.

La visión de Ricoh: el workplace como experiencia híbrida

Ricoh, como integrador global, concibe el puesto de trabajo moderno como un ecosistema donde espacios, tecnología y personas se conectan para impulsar la comunicación, la eficiencia y la productividad en entornos colaborativos e híbridos. “Este proyecto con Mutualidad refleja cómo, con el acompañamiento adecuado, la innovación en el puesto de trabajo se convierte en una realidad tangible”, resume Jorge Martín, especialista preventa de soluciones de Workplace en Ricoh España.