Los líderes empresariales europeos reconocen que las tareas administrativas y los procesos manuales exponen a las compañías a riesgos innecesarios, pero muy pocos toman medidas para cambiar la situación. De hecho, los empleados afirman que esta sobrecarga continúa distrayéndoles del trabajo que genera valor. Son conclusiones de un nuevo informe realizado por Ricoh en seis países de Europa: España, Reino Unido, Países Bajos, Francia, Alemania e Italia.

En estos seis mercados, empleados y responsables de la toma de decisiones coinciden en que se dedica demasiado tiempo a tareas de bajo valor. En lo que respecta a los datos de España, uno de cada cinco responsables de la toma de decisiones (19%) considera que sus empleados dedican la mayor parte de su jornada laboral a tareas administrativas ajenas a su trabajo principal, visión reforzada por una proporción mayor de empleados (29%), que opina lo mismo.

Según el estudio, en España los empleados dedican un promedio de unas 16 horas [1] a la semana a cinco tareas administrativas, lo que equivale a casi dos días laborables en una semana perdidos en tareas rutinarias, como la gestión de documentos y procesos manuales. Es preocupante que solo el 43% de los empleados afirman dedicar la mayor parte de su jornada a tareas que generan valor.

Las consecuencias van más allá de la pérdida de productividad. La gestión documental ineficiente expone a las organizaciones a riesgos operativos y de cumplimiento normativo. Más de la mitad de los responsables de la toma de decisiones (61%) y el 51% de los empleados de oficina han sido testigos de errores graves o de la posibilidad de cometerlos debido a información obsoleta o incorrecta causada por sistemas o procesos ineficientes en los últimos cinco años. En el mismo periodo, el 67% de los responsables de la toma de decisiones afirma que su organización ha experimentado o ha estado a punto de sufrir una vulneración de datos o de cumplimiento normativo relacionada con la mala gestión o la falta de documentos.

Las cinco tareas administrativas que más frustran diariamente

Los empleados españoles aseguran que enfrentan una serie de frustraciones diarias y evitables con la administración que minan silenciosamente la productividad, como tener que volver a ingresar la misma información en múltiples sistemas (30%), gestionar bandejas de entrada de correo saturadas (29%), buscar archivos en múltiples sistemas o unidades compartidas (32%) y actualizar informes manualmente (27%). Estos problemas merman, en conjunto, el tiempo y la moral.

Las consecuencias son graves. Una cuarta parte (25%) afirma que su carga administrativa limita su productividad y el 20% considera que limita la creatividad. Además, tienen claro qué podría aportar una reducción de la carga administrativa, como un mayor disfrute del trabajo gracias a tareas más creativas (28%), un mayor valor añadido (28%), así como mejoras en su capacidad para tomar decisiones estratégicas más sólidas (25%), resolver más problemas de clientes (21%) y agilizar la entrega de proyectos (21%).

Falta de acción

A pesar del impacto, muchos empleados sienten que el problema no se reconoce plenamente. El 27% de los encuestados afirma que quienes toman las decisiones subestiman el tiempo que se pierde en tareas administrativas, el 18% considera que la carga administrativa está distribuida injustamente y, quizás más preocupante, solo el 24% cree que a su empleador le importa su carga administrativa. Sin embargo, el 62% de los responsables de la toma de decisiones opina que las nuevas herramientas y sistemas han simplificado los flujos de trabajo y reducido la carga administrativa en su organización, y más de la mitad (53%)[2] cree que las herramientas de automatización que eliminan las tareas manuales repetitivas, tendrían el mayor impacto en su organización.

Josep Costa, responsable de soluciones de Automatización en Ricoh España, “España y Europa no tienen un problema de talento ni de compromiso, sino de cómo se emplea el tiempo de las personas. Cuando profesionales cualificados dedican dos días a la semana a tareas administrativas repetitivas, no solo se pierde productividad: se frena la innovación, se debilita la toma de decisiones y se incrementan los riesgos operativos. La automatización ya no es una cuestión de eficiencia, sino de competitividad y resiliencia. Las organizaciones que actúen ahora liberarán el verdadero potencial de sus equipos y estarán mejor preparadas para crecer de forma sólida y sostenible”.

En virtud de los resultados del informe, la sobrecarga administrativa sigue reapareciendo de diferentes formas porque poco está cambiando. Estas tareas siguen suponiendo una enorme pérdida de tiempo. “Las empresas deben actuar. Los beneficios son demasiado significativos como para ignorarlos, desde mejorar el bienestar de los empleados hasta impulsar la productividad y liberar tiempo para que las personas se concentren en el trabajo de valor añadido que impulsa el crecimiento. Y más allá de la productividad, la automatización eficaz fortalece la gobernanza y reduce el riesgo de incumplimiento, al garantizar que la información se gestione de forma coherente y precisa. Algo tan sencillo como automatizar la gestión documental debería ser un éxito fácil”, concluye Costa.