Las pymes en España siguen siendo el motor económico, con un 65% del PIB nacional y responsables de generar siete de cada diez puestos de trabajo. Su importancia en el tejido empresarial es muy relevante, sin embargo, muchas de ellas siguen ancladas en procesos anticuados que dificultan su crecimiento.

Según datos de un estudio de Pleo, la solución de gastos empresariales, el 81 % de las pymes españolas están llevando a cabo un proceso de transformación digital, pero muchas de las pequeñas empresas no cuentan con un sistema de gestión del gasto automatizado que permita agilizar su actividad. Lo cierto es que los sistemas tradicionales, las populares hojas de excel que sobreviven a la digitalización, acarrean más problemas que beneficios a las empresas españolas. ¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las pymes a la hora de gestionar sus gastos?

· La carga administrativa: el manejo manual de informes de gastos y la conciliación de transacciones conlleva una gran carga administrativa y tiempo. Según nuestros datos, los equipos dedican una media de 5,4 horas al mes a perseguir y procesar facturas, equivalente a más de 8 días laborables al año.
· Errores, pérdidas y fraude involuntario: la pérdida de recibos, duplicidades y errores son muy comunes cuando se imputan gastos de forma manual. En España, el 94% de los equipos de finanzas afirman haber recibido al menos una vez facturas duplicadas y el 31% de ellos reconoce haber pagado accidentalmente la misma factura dos veces.
· Adelanto de gastos: En España, el 70% de los empleados que tienen gastos de empresa utilizan su propio dinero para pagarlos y de media, desembolsan 106 euros por transacción entre 3 y 4 veces al mes (49 veces al año), lo que equivale a algo más de 5.000 euros anuales por empleado. Una carga económica y mental que no solo lastra el bienestar de los empleados, sino que además imposibilita que la empresa lleve buen control sobre el destino de los recursos.
· Falta de visibilidad financiera: En España, el 68% de las empresas afirma no tener una visibilidad clara de sus finanzas y de su rendimiento. Lo que implica no poder tomar decisiones informadas en tiempo real, algo que sí permiten los sistemas modernos.
· Falta de flexibilidad ante los cambios regulatorios: la necesidad de adaptarse a nuevas tecnologías y regulaciones, como es el caso de la ley Crea y Crece y la llegada de la facturación electrónica obligatoria. El 70% de las pymes españolas cree que la facturación electrónica es un paso importante en la digitalización de su empresa y el 68% confía en que la digitalización, así como la implementación de la facturación electrónica, supondrán un ahorro en cuanto a recursos, tiempo y presupuesto. La integración con sistemas de contabilidad y la gestión de pagos de facturas y suscripciones desde una única plataforma son cruciales para evitar pagos duplicados y controlar mejor los gastos recurrentes.

“Desde Pleo queremos animar a las pymes españolas a romper con los procesos manuales ineficientes y dar el salto hacia la digitalización de los gastos. La temporada estival, con una menor actividad, es la época perfecta para analizar qué procesos consumen más tiempo y dónde hay un solapamiento de tareas. Las soluciones automatizadas existentes permiten capturar los datos de los recibos en el momento de la compra, facilitando la generación de informes de gastos más precisos y reduciendo la necesidad de correcciones manuales”, afirma Álvaro Dexeus, director de Pleo para el sur de Europa. “Apostar por un modelo de gestión de gastos moderno y automatizado ofrecerá a las empresas una mayor eficiencia operativa y una mejor administración financiera en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Gracias a las soluciones automatizadas existentes y las herramientas de inteligencia artificial, las empresas podrán no solo ahorrar tiempo y recursos, sino también liberar a sus equipos para que puedan centrarse en cuestiones más estratégicas con datos en tiempo real” añade Álvaro.