En la era de la comunicación, los medios no sólo reportan información a sus lectores, espectadores, etc. Su estructura interna también ha alcanzado nuevas cotas en términos de complejidad, especialmente en el ámbito del reporting. Boston Globe, uno de los grupos de comunicación más relevantes en todo el mundo, ha hecho frente junto a Sweetspot, creador y proveedor de software para la gestión de Big Data, al proceso de renovación de su reporting interno.

“Boston Globe es un grupo editorial que engloba una gran cantidad de publicaciones y servicios de distribución de información, y cada una de ellas requiere una medición individualizada de rendimiento acorde a parámetros diarios, semanales y mensuales”, indica Sergio Maldonado, CEO de Sweetspot. “Por tanto, nos enfrentábamos al reto de ser capaces de optimizar sus procesos de métricas para su posterior análisis y reporte”, añade. En este sentido, Sweetspot apostó por un sistema de reporting que ayudaba a agilizar la toma de decisiones, al mismo tiempo que ahorraba el 80% del tiempo empleado.

A grandes males, grandes remedios
El mayor reto de Boston Globe eran sus accionistas, ya que muchos de ellos preferían un modelo tradicional de reporte, por medio del cual recibían los informes en formato PDF en su correo electrónico. En cambio, ahora, los altos cargos pueden acceder a todos los detalles de sus publicaciones, así como los informes relacionados con estas, en sus teléfonos móviles.

Asimismo, las plataformas de analítica digital y Ad Server con las que contaba el grupo no eran capaces de adaptarse a la estructura de reporte y Data governance, así como las necesidades de la compañía y sus clientes. En este sentido, gracias a la herramienta Sweetspot, se llevó a cabo una solución basada en 3 aspectos: optimización de la distribución, democratización del dato y despliegue basado en patrones.

1. Optimización de la distribución: el primer paso consiste en crear reglas avanzadas y automatizadas de distribución de reportes en PDF tanto para los altos cargos internos y externos. De esta forma, las empresas pueden actualizar sus datos más rápida y de manera más precisa. Asimismo, gracias a Sweetspot, las métricas o cuadros de mando permiten englobar todas las propiedades que el usuario desee.

2. Democratización del dato: el siguiente paso consiste en democratizar el dato, es decir, proporcionar la información que concierna específicamente a cada departamento, equipo o, y empleado dependiendo de su función. Por medio de este sistema, Sweetspot permite a sus usuarios trabajar en equipo bajo cualquier plataforma, por lo que es más fácil alcanzar los objetivos comunes. Además, esta herramienta de alertas crea una relación directa entre los consumidores de datos y los analistas.

3. Despliegue basado en patrones: una de las principales ventajas de Sweetspot es que ayuda a reducir los tiempos de despliegue drásticamente y ahorra 80% del tiempo previamente empleado en crear informes. Por ejemplo, la implantación de esta herramienta en Boston Globe permitió que el grupo pudiera desplegar un cuadro de mando ejecutivo en menos de una hora. Además, las librerías de KPIs se pueden propagar y desplegar a través de múltiples canales. A pesar de la complejidad inicial y tamaño del proyecto, el equipo de Sweetspot, contando con el apoyo de Boston Globe, fue capaz de desplegar 225 cuadros de mando en tan solo una semana.

“Descubrimos que las prácticas de reporting más comunes estaban faltas de sistemas incorporados para la monitorización de los procesos en la evaluación de la efectividad en la toma de decisiones”, comenta Sergio Maldonado. Por tanto, ante los problemas de Boston Globe para reunir y compartir información, a tiempo real, a través de los distintos canales entre todas sus publicaciones, Sweetspot apostó por un sistema de reporte que ayuda a agilizar la toma de decisiones y ahorra el 80% del tiempo empleado.