Aunque a la mayoría de las empresas les gusta pensar de sí mismas que están muy profesionalizadas y que sus comportamientos obedecen a criterios perfectamente lógicos, cuando se profundiza en los mecanismos que motivan sus decisiones a menudo el resultado es sorprendente. Porque, pese a que vivimos inmersos en una era completamente digital, en la que los datos están más disponibles que nunca y la tecnología ya posibilita un análisis riguroso de los mismos en tiempo real, la realidad es que muchas de las estrategias empresariales siguen definiéndose por criterios tan arbitrarios como la intuición, el instinto o la costumbre. Un dato revelador en ese sentido es que según la última encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, elaborado por el INE, en el primer trimestre de 2025 solo el 21,1% de las empresas de 10 o más empleados estaba utilizando Inteligencia Artificial.

En un entorno cada vez más competitivo y complejo las organizaciones necesitan mucho más que meras percepciones o un histórico de ejercicios anteriores para saber qué es lo mejor que se puede hacer en cada momento. “Resulta increíble que en plena revolución del dato muchas organizaciones sigan confiando en la providencia o en el olfato de sus directivos para tomar sus decisiones. Sobre todo, cuando de esas decisiones puede depender el éxito o el fracaso de una línea de negocio, la viabilidad de muchos empleos y hasta el propio futuro de la compañía. Hoy, más que nunca, las empresas necesitan tomar decisiones informadas, y pare ello éstas deben estar fundamentadas en datos objetivos, fiables y actualizados”, señala Joan Pons, CEO de WorkMeter.

La empresa española, especializada en soluciones digitales de medición de tiempos de trabajo, registro horario y productividad, ha identificado 7 áreas en las que la calidad y precisión de las decisiones empresariales mejoran de manera significativa cuando se toman a partir de las mediciones de los datos generados por la propia organización.

7 áreas en las que las decisiones mejoran cuando se mide bien el tiempo
Cargas de trabajo. Uno de los factores que más desequilibran los equipos es una distribución descompensada de las cargas de trabajo. Se trata de un error en el que, por lo general, las empresas no incurren de manera deliberada ni porque quieran favorecer a unos empleados en detrimento de otros, sino por puro desconocimiento del tiempo que lleva a sus profesionales realizar sus tareas. La única forma de equilibrar esa balanza es medir esas cargas de manera objetiva.

Dimensionamiento de los equipos. La ausencia de mediciones objetivas puede provocar que un equipo este sobredimensionado para un proyecto mientras que a otro le cueste mucho trabajo abarcar todos los aspectos asociados al mismo. Herramientas digitales de medición, como la funcionalidad de gestión de proyectos de WorkMeter, aportan información sobre si los recursos humanos que se están asignando a cada proyecto están ajustados a las necesidades del mismo, y puede ser, por ejemplo, el elemento objetivo que justifique la apertura de nuevas contrataciones en la empresa.

Optimización de recursos. Puede suceder que los equipos sí están suficientemente dimensionados, pero que sus proyectos sigan siendo deficitarios porque no disponen de los recursos técnicos adecuado para llevarlos a término. Las mediciones de tiempos de trabajo también permiten detectar debilidades o carencias en ese aspecto. Si, por ejemplo, determinadas tareas llevan mucho más tiempo que otras para ser completadas satisfactoriamente, puede ser señal de que el equipamiento técnico de la empresa se ha quedado anticuado o de que es necesario introducir cambios en las metodologías de trabajo.

Rentabilidad de los proyectos. Ese equilibrio entre recursos asignados, tiempos de trabajo y facturación es esencial porque marca la diferencia entre aquellos proyectos que son rentables y aquellos que no. El éxito empresarial no está en la cantidad de proyectos que se realizan, ni en el tamaño de los mismos, sino en que esos proyectos ofrezcan una rentabilidad acorde con el esfuerzo que representa realizarlos. Una vez más, las aplicaciones de gestión de proyectos aportan luz sobre este aspecto. Casos como el de Morph Estudio demuestran que la medición automática no es solo control, es rentabilidad directa: lograron reducir un 80% sus costes de gestión administrativa.

Diseño híbrido. Las mediciones de tiempos que facilitan las herramientas de medición de la productividad cómo las de WorkMeter son de gran ayuda para analizar posibles diferencias de desempeño de los empleados cuando acuden presencialmente a la sede de la empresa respecto a cuando lo hacen desde otras ubicaciones en régimen de teletrabajo. Y también permiten contrastar esas diferencias en función del tipo de tareas a realizar. Estas comparativas sirven para diseñar jornadas y sistemas de trabajo híbrido que se ajusten tanto a las necesidades de la empresa como de los propios empleados. «El modelo híbrido solo es rentable si se sustituye el ‘fichaje presencial’ por la ‘medición de actividad’, tal como lo hemos validado en el sector bancario», asegura Joan Pons.

Definición de objetivos. Las mediciones son la mejor manera de ayudar a una empresa a definir unos objetivos medibles, ambiciosos y realistas para sus equipos y trabajadores. También ayudan a objetivar las sesiones de feedback entre mandos y colaboradores, ya que aportan rigor y evidencias a las conversaciones sobre productividad, cumplimiento de objetivos, retribución variable o planes de carrera.

Planes de formación. Dentro de esos planes de mejora continua, las mediciones contribuyen a identificar posibles carencias de habilidades y conocimientos técnicos en la plantilla. Una información que servirá para diseñar planes de formación y capacitación específicos que permitan corregir esos déficits.