El próximo 1 de enero de 2026 marca un antes y un después para el tejido empresarial español: entrará en vigor la obligatoriedad de Verifactu, el sistema de control de facturación de la Agencia Tributaria que exigirá a millones de pequeñas y medianas empresas emitir facturas digitales comunicándolas en tiempo real a Hacienda.

Las recientes declaraciones del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España, en las que señalan que Verifactu no será obligatorio para todas las pymes, han generado un nuevo debate en torno a la Ley Antifraude y los sistemas de facturación certificados. Si bien estas aclaraciones han reducido el alarmismo, también han creado incertidumbre entre autónomos y pequeñas empresas que no saben si deben adaptarse o no.

“La confusión que existe hoy no es culpa de las pymes ni de los autónomos, sino el reflejo de una falta de formación y acompañamiento en los procesos de digitalización. El discurso alarmista que se ha generado solo incrementa la incertidumbre y frena a quienes más necesitan avanzar”. señala Álvaro Villa, director general de Alegra.com en España, software líder de gestión, “Aunque la norma no obligue a todos, no contar con un sistema adaptado a Verifactu implica asumir riesgos innecesarios”, añade Villa.

Riesgos de seguir facturando con Excel, Word o sistemas no certificados

Pese a que herramientas como hojas de cálculo han sido habituales durante años, la normativa Verifactu introduce más de 30 requisitos técnicos obligatorios que no pueden cumplirse fácilmente de forma manual.

Los principales riesgos de seguir utilizando sistemas no preparados son sanciones elevadas si el formato o el registro no cumple los requisitos legalmente exigidos, errores humanos, duplicidades o pérdidas de información que pueden activar auditorías, falta de trazabilidad, un elemento clave que Hacienda exigirá acreditar, inseguridad jurídica, incluso para quienes no están obligados de inicio: si se emite una factura, debe cumplir todas las condiciones técnicas.

“Facturar en Excel o de forma manual implica procesos técnicos complejos. Adoptar un sistema homologado es una forma de adelantarse al cambio y trabajar con mayor tranquilidad“. El problema no es emitir una factura, es emitirla correctamente bajo los estándares de integridad e inalterabilidad que exige la normativa”.

Verifactu: obligación para algunos, recomendación estratégica para todos

La digitalización ya no es una tendencia, sino una condición para competir en un mercado donde los procesos eficientes, seguros y automatizados se han convertido en estándar. Las empresas que no den este paso corren el riesgo de operar más lento, depender de métodos propensos a fallos y quedar rezagadas frente a negocios que ya trabajan con sistemas más modernos y profesionales.

Un software homologado permite automatizar el cumplimiento de Verifactu, garantizar integridad en cada registro y evitar los problemas propios de la gestión manual. Pero además ofrece algo más difícil de medir en números: mejora la imagen de la empresa, aporta rigor operativo y abre la puerta a decisiones basadas en datos y no en intuiciones. La digitalización, en este sentido, deja de ser una obligación regulatoria y se convierte en una estrategia empresarial. Aunque Verifactu no sea obligatorio para todos desde el primer día, no avanzar ahora en la digitalización puede tener un coste mayor a largo plazo.

En este contexto, la digitalización no debe ser un privilegio reservado a las grandes empresas. Por ello es importante que los pequeños empresarios puedan optar a herramientas accesibles, e incluso gratuitas, que facilitan la transición hacia una gestión más profesional sin costes prohibitivos. Su plataforma integra facturación, gestión de cobros y pagos, inventario y cumplimiento normativo, reduciendo la complejidad y permitiendo que incluso los negocios más pequeños puedan trabajar con estándares de eficiencia propios de estructuras mayores.

Aunque Verifactu no sea obligatorio para todas las pymes las que se adelanten llegarán preparadas al cambio normativo y se posicionarán mejor en un ecosistema empresarial en el que la digitalización ya marca la diferencia. Por lo que adoptar un sistema homologado ofrece beneficios inmediatos al garantizar la seguridad fiscal y marcar la diferencia entre crecer o quedarse estancado.