BQ es una de las principales compañías tecnológicas europeas, con presencia en más de 50 países. Cuenta con sede en España, donde se diseñan todos sus productos, y opera en el sector de los dispositivos multimedia, la impresión 3D y la robótica educativa. BQ apuesta por la filosofía Do It Yourself (DIY) y el Open Source para para hacer la tecnología accesible al mundo, contribuyendo a que mejore. Su objetivo es ayudar a las personas a entender la tecnología, animarles a utilizarla e inspirarles para desarrollarla.

El reto
Con más de mil empleados repartidos en 10 sedes, uno de los grandes retos de BQ es la gestión de los procesos internos y la optimización del flujo de información, especialmente en el desarrollo de un producto.

En una empresa de ingeniería, el personal técnico trabaja en proyectos paralelos que implican a distintos departamentos (diseño y desarrollo del producto, QA, marketing, logística, facturación, etc.), a su vez, organizados en varios equipos. Cuando surge un nuevo proyecto es imprescindible organizar a todas las personas que trabajarán en él y los flujos de trabajo que surgirán entre ellas.

Anteriormente, cada vez que se ponía en marcha un proyecto, solían reunirse los responsables de los equipos involucrados para atribuir responsabilidades y establecer prioridades y deadlines. Según Iván Sánchez, responsable de Organización de BQ, este sistema tenía varias limitaciones. “Empezamos a ver que los invitados, por falta de tiempo o porque surgían situaciones urgentes que les requerían, pedían retrasar la reunión en numerosas ocasiones. Cuadrar agendas suele ser difícil y si algunos de los invitados se encuentran a miles de kilómetros de distancia y tienen que participar a través de videoconferencia, la cosa se complica aún más.”

BQ necesitaba redefinir los procesos para que fueran más flexibles y ágiles, pero no podía renunciar a la coordinación y la eficiencia.

En este sentido, Sánchez comenta: “necesitábamos encontrar una forma de organizarnos que nos permitiera optimizar el tiempo, participar a todos sin que fuera necesario estar presentes de forma simultánea y que facilitara el flujo de información entre las partes implicadas”.

La solución
La herramienta que permitió optimizar la gestión y coordinación de los proyectos fue Google Docs. Actualmente, el primer paso al iniciar un proyecto es crear un documento en este formato que se comparte con todas las personas involucradas. En él se propone una forma de organizarlo y los participantes aportan sus ideas directamente en el documento en cualquier momento y desde cualquier lugar. Así, solo se convoca una reunión si es estrictamente necesario.

Esta forma de operar ha reducido el tiempo, pero también los cambios. Cuando las reuniones eran la única opción para establecer ideas y procesos, en muchas ocasiones los asistentes planteaban nuevas alternativas días después de la sesión, una vez habían podido reflexionar sobre los aspectos principales tratados en ella. Esto obligaba a realizar varias reuniones para un mismo tema. Actualmente, los participantes disponen de un plazo de una semana para aportar sus ideas en el documento y, una vez el proceso se ha definido, la probabilidad de que se pidan cambios es muy baja.

Durante esta fase es posible tener un dominio muy estricto de las propuestas, pues gracias al control de cambios todas las modificaciones quedan registradas, así como su fecha y autor. Los participantes pueden incluir sugerencias, resolver dudas, etc. en un mismo documento. La eliminación de barreras es total: la comunicación entre los equipos es instantánea, independientemente de su localización. Además, esta herramienta es altamente intuitiva.

Por otro lado, la forma de compartir esa información con el resto de los compañeros también ha cambiado. Antes era necesario convocar reuniones muy numerosas o que cada responsable trasladara la información a sus respectivos equipos. Ambas opciones requerían bastante tiempo y en algunas ocasiones implicaban realizar más reuniones a posteriori. Gracias a Google Apps for Work, simplemente hay que editar los niveles de permisos que se otorgan a los distintos miembros de cada equipo con los que se comparte el documento (editar, comentar o ver). Por ello, es una herramienta muy segura, pues únicamente las personas que hayan sido invitadas a visualizar y/o editar el documento podrán hacerlo.

En cualquier caso, si en última instancia la reunión es imprescindible, siempre se puede recurrir a Google Calendar para cuadrar agendas, establecer lugares o reservar salas de reuniones y a Google Hangouts si la reunión es virtual.

Otros aspectos
Otra solución más especializada que ha aplicado BQ es la gestión de las traducciones de Android a través de Google Spreadsheets. Roberto Bermejo, responsable de Integración Android de BQ, comenta: “Google Spreadsheet nos permite compartir los datos con todo el equipo. Utilizamos las notificaciones para avisar a los traductores cuando hay una traducción nueva y a los desarrolladores cuando tienen que integrarlas en el firmware. Además, nos permite revisar de un vistazo toda la información, pero también filtrar para ver únicamente lo que nos interesa gracias a las vistas personalizadas. Se trata de un sistema muy seguro porque permite gestionar los permisos de escritura y lectura en cada celda”.

BQ también utiliza la API de Google Spreadsheets para automatizar flujos de trabajo y conseguir una integración continua. El equipo de QA genera pruebas sobre los dispositivos con Jenkins. Éste, a su vez, sube las pruebas

automáticamente a Google Spreadsheets y genera las gráficas. También avisa por correo electrónico a los implicados y pueden visualizarse los datos resultantes.