SERES, líder europeo en soluciones y servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, ha lanzado una oferta integral de facturación electrónica cuyo objetivo es ayudar a las empresas a adaptar el envío de sus facturas a los requisitos de las administraciones públicas, indicada en la Ley 25/2013, que entrará en vigor el próximo 15 de enero de 2015.

Al existir diferentes puntos de entrada de facturas en la Administración, los proveedores deberán ir a cada uno de ellos, lo que implica un sobreesfuerzo para conocer, formarse y realizar el envío en cada portal web. Por tal motivo, Seres ha ideado una solución que permite al proveedor continuar generándola de la misma manera, desde su programa de facturación (SAP, Navision, Sage,….), pero enviándola a través de un solo canal que está conectado con todas las administraciones y, con los clientes del sector privado.

Ante la cercanía de la entrada en vigor de la obligación, y dado que la mayoría de los proveedores desconocen que deben hacer, Seres quiere hacer más fácil el paso a los proveedores ofreciendo su servicio gratuitamente hasta el 1 de junio de 2015 para facilitar la adaptación de las empresas a este nuevo modo de facturación.

Llega el “Efecto e-Factura”
A partir del próximo 15 de enero los proveedores de las Administraciones Públicas estarán obligados a utilizar la factura electrónica en su relación con estas instituciones, también lo estarán, en su actividad general, aquellas empresas cuya actividad tenga una “especial trascendencia económica”, por la naturaleza de los servicios que prestan o porque emitan un número elevado de facturas, de acuerdo con lo establecido en la ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

A partir del quince de enero de 2015, miles de empresas tendrán que adaptar sus sistemas de facturación al nuevo formato electrónico y conectar electrónicamente sus servicios de facturación con los diferentes puntos de entrada creados por distintos niveles administrativos. Según la norma, sólo se pueden emitir facturas en formato XML Facturae 3.2.1 y no están permitidos los PDFs, ni siquiera firmados, ni las facturas EDI, ni ningún otro tipo de factura.

Escenario complejo
En función de la administración pública a la que se facture, las empresas tendrán que utilizar un sistema de envío determinado: web services en el caso de los órganos de la Administración General del Estado, también mediante web services –pero diferentes- en algunas Comunidades Autónomas y en otras mediante FTP. También existen formas de envío diferentes para determinados Ayuntamientos.
Adicionalmente diferentes Ayuntamientos, Diputaciones y Comunidades Autónomas (Navarra, Castilla y León, Castilla la Mancha, la Diputación de Guipúzcoa, la Xunta de Galicia, Cataluña, etc.) han establecido normas específicas que añaden mayor complejidad al envío de la factura.

A quiénes obliga la ley
La obligación atañe a todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda a las entidades siguientes:
1. Sociedades anónimas;
2. Sociedades de responsabilidad limitada;
3. Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
4. Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
5. Uniones temporales de empresas;
6. Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulación hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.”